DI diegimo planas mažai įmonei: nuo audito iki piloto

Didelės įmonės DI diegia su konsultantais, komitetais ir šešiaženkliais biudžetais. Mažai įmonei to nereikia - reikia aiškaus, riboto ir matuojamo plano.

Prieš pradedant: trys principai

• Plano paskirtis. Čia - 30/60/90 dienų planas, kurį naudojame patys: nuo procesų audito iki veikiančio piloto ir sprendimo dėl plėtros. Be rizikos „investavom daug, gavom nieko“.
• Vienas procesas, ne „DI strategija“. Mažos įmonės pranašumas - greitis. Nereikia transformacijos programos; reikia vieno skaudančio proceso, kurį galima sutvarkyti per mėnesį.
• Pilotas su ribomis. Pradžioje automatika dirba su žmogaus priežiūra ir mažoje apimtyje. Ribos plečiamos tik pagal rezultatus.
• Matavimas nuo pirmos dienos. Prieš diegiant užsifiksuokite dabartinę būseną (valandos, atsakymo laikas, klaidos) - kitaip po 90 dienų nebus su kuo palyginti.

Dienos 1-30: auditas ir pasiruošimas

• Tikslas. Žinoti, ką automatizuojam ir kodėl būtent tai.
• 1-2 savaitė - procesų auditas. Susirašykite pasikartojančius darbus ir kiekvienam - valandas per savaitę. Padės mūsų procesų sąrašas pagal skyrių ir top 5 kandidatų apžvalga. Mažoje įmonėje tai užtrunka kelias valandas, ne savaites.
• 3 savaitė - atsipirkimo skaičiavimas. Kiekvienam kandidatui susiskaičiuokite naudą su atsipirkimo skaičiuokle. Rinkitės procesą, kuris atsiperka per ≤ 8 mėn.
• 4 savaitė - sprendimas ir diegėjas. Apsibrėžkite piloto apimtį (kuo siauriau!), gaukite pasiūlymą su konkrečia kaina ir terminu. Ką klausti diegėjo apie saugumą - 10 klausimų sąraše. Jei esate MVĮ - pasidomėkite ir ES parama, techninis pasiruošimas jai - tas pats auditas.
• Kontrolinis taškas po 30 dienų. Pasirinktas procesas, užfiksuota dabartinė būsena, yra pasiūlymas su kaina.

Dienos 31-60: pilotas

• Tikslas. Veikianti automatika mažoje apimtyje.
• 5-6 savaitė - diegimas. Diegėjas jungia sistemas ir konfigūruoja sprendimą. Jūsų darbas - atsakinėti į klausimus apie procesą ir taisykles (kada tvirtinama automatiškai, kada - žmogaus).
• 7-8 savaitė - lygiagretus darbas. Automatika dirba šalia įprasto proceso: rezultatai lyginami, taisyklės tikslinamos pagal realius atvejus. Tai svarbiausias kokybės etapas - neskubėkite jo praleisti.
• Kontrolinis taškas po 60 dienų. Automatika apdoroja realius atvejus; komanda žino, kaip peržiūrėti išimtis; pirmi skaičiai palyginimui.

Dienos 61-90: perjungimas ir matavimas

• Tikslas. Automatika perima procesą, jūs turite skaičius sprendimui.
• 9-10 savaitė - perjungimas. Automatika tampa pagrindiniu keliu; žmogui lieka išimtys ir kontrolė. Patvirtinimo žingsniai mažinami ten, kur automatika įrodė patikimumą.
• 11-12 savaitė - matavimas ir sprendimas. Palyginkite su pradine būsena: valandos, atsakymo laikas, klaidos. Tada spręskite: plėsti ribas? imti kitą procesą iš audito sąrašo? koreguoti?
• Kontrolinis taškas po 90 dienų. Išmatuotas rezultatas ir aiškus kitas žingsnis.

Tipinės mažų įmonių klaidos (ir kaip jų išvengti)

• Pradėti nuo įrankio, ne proceso. Nusipirktas „DI viskam“ be aiškios užduoties lieka nenaudojamas. Visada: procesas → tada įrankis.
• Per plati apimtis. „Automatizuokim visą klientų aptarnavimą“ - ne pilotas. Pilotas - „automatiniai atsakymai į 10 dažniausių klausimų“.
• Nėra atsakingo žmogaus. Reikia vieno žmogaus (dažnai - pats savininkas), kuris priima sprendimus dėl taisyklių ir peržiūri išimtis. Be jo pilotas stringa.
• Metama per anksti. Pirmos dvi savaitės visada turi šiurkštumų - tam ir yra lygiagretus etapas. Vertinkite po 90 dienų, ne po 9.

Santrauka

1. 30 dienų auditui ir pasiruošimui - Pasirenkamas procesas, užfiksuojama dabartinė būsena, gaunamas pasiūlymas su kaina.
2. 30 dienų pilotui - Automatika dirba mažoje apimtyje šalia įprasto proceso, taisyklės tikslinamos pagal realius atvejus.
3. 30 dienų perjungimui ir matavimui - Automatika perima procesą, o jūs turite išmatuotą rezultatą ir aiškų kitą žingsnį.

DI diegimas mažai įmonei - ne didelis projektas, o disciplinuotas 90 dienų ciklas. Biudžetą lemia piloto apimtis, integracijos ir duomenų paruoštumas, riziką riboja aiškios piloto ribos, o rezultatą parodo išmatuoti skaičiai. Jei norite pradėti savo jėgomis, pirmą siaurą pilotą įmanoma pasidaryti patiems - kaip, parodome kurse „Pirmasis DI agentas be kodo“.

Aptarkime jūsų procesus: formoje trumpai aprašykite pasikartojančius darbus ir naudojamas sistemas - gausite konkretų pasiūlymą, nuo kurio proceso pradėti ir kas lems diegimo apimtį.