Coding Mantis5 verslo procesai, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia
5 verslo procesai, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia: klientų užklausos, sąskaitos, užsakymai, duomenų perkėlimas ir ataskaitos.
Penki dažniausiai automatizuojami ir greičiausiai atsiperkantys procesai: užklausos, sąskaitos, užsakymai, duomenys ir ataskaitos.
Prie kiekvieno - požymiai, kad tai aktualu jums; pasirinkus tinkamą procesą, atsipirkimas matosi jau pirmą mėnesį.
Pirmąjį procesą rinkitės pagal valandas, taisyklingumą ir skausmą.
Kai įmonė nusprendžia „laikas automatizuoti“, didžiausias klausimas - nuo ko pradėti. Pasirinkus netinkamą procesą, pirmasis projektas užsitęsia, kainuoja daugiau ir sugadina įspūdį apie visą automatizaciją.
1. Atsakymai į klientų užklausas
- Ką daro automatizacija. DI agentas atsako į pasikartojančius klausimus iškart, visą parą, keliomis kalbomis. Prireikus patikrina informaciją sistemoje (užsakymo būseną, likutį), o sudėtingus atvejus perduoda darbuotojui su visa surinkta informacija.
- Paprastas ar su prieiga prie sistemų. Kokį sprendimą rinktis, aprašėme straipsnyje Chatbotas ar DI agentas?
- Pabandyti savo jėgomis. Paprastą DI asistentą savo darbui (laiškų juodraščiai ir santraukos pagal jūsų medžiagą) galima pasidaryti ir be programuotojo - žingsnius surašėme kurse „Pirmasis DI agentas be kodo“.
- Tipinis rezultatas. Atsakymo laikas iš valandų - į sekundes; komandai lieka užklausos, kurioms reikia žmogaus.
2. Sąskaitų ir dokumentų suvedinėjimas
- Ką daro automatizacija. DI nuskaito dokumentą nepriklausomai nuo formato, ištraukia duomenis (tiekėją, sumas, PVM, datas), sutikrina su taisyklėmis ir suveda į apskaitos sistemą.
- Neaiškūs atvejai. Keliauja žmogui patvirtinti. Visą eigą ir kainą lemiančius veiksnius aprašėme sąskaitų apdorojimo automatizavimo gide.
- Tipinis rezultatas. 80-95 % dokumentų apdorojami be žmogaus; klaidų mažiau, nes DI nepavargsta ir netrūksta dėmesio.
3. Užsakymų apdorojimas
- Ką daro automatizacija. Užsakymas iš bet kurio kanalo automatiškai patenka į sistemą, suformuojami dokumentai, rezervuojamos prekės, klientas gauna patvirtinimą ir sekimo informaciją - be žmogaus rankų standartiniais atvejais.
- Tipinis rezultatas. Užsakymo apdorojimas iš 10-20 minučių - į mažiau nei minutę.
- Piko metu. Nebereikia „visų rankų prie užsakymų“.
4. Duomenų nešiojimas tarp sistemų
- Ką daro automatizacija. Integracijos sujungia sistemas, kad duomenys keliautų automatiškai ir būtų vienodi visur.
- Kur prisideda DI. Ten, kur duomenys nestruktūruoti - pavyzdžiui, iš laiškų ar dokumentų.
- Tipinis rezultatas. Išnyksta ištisos „kopijavimo valandos“ ir su jomis - nesutampančių duomenų klaidos.
- Dažnai pigiausia rūšis. Tai dažnai pigiausia automatizacijos rūšis, nes daliai integracijų DI apskritai nereikia - žr. DI automatizavimo kainą lemiančių veiksnių apžvalgą.
5. Periodinės ataskaitos
- Ką daro automatizacija. Duomenys iš visų šaltinių surenkami automatiškai, ataskaita suformuojama ir išsiunčiama nustatytu laiku.
- Santrauka žmonių kalba. DI gali pridėti santrauką: kas pasikeitė, kur nukrypimai, į ką atkreipti dėmesį.
- Tipinis rezultatas. Ataskaitos ruošimas iš valandų - į nulį; duomenys visada švieži.
Kaip išsirinkti savo pirmąjį procesą?
- Valandos - Kiek laiko procesas atima per savaitę? (Daugiau = geriau automatizuoti.)
- Taisyklingumas - Ar galite procesą aprašyti instrukcija? (Aiškesnės taisyklės = pigesnis diegimas.)
- Skausmas - Kur dažniausiai vėluojama, klystama, kur skundžiasi klientai?
Jei tiko keli punktai, rikiuokite pagal šiuos tris kriterijus: idealus pirmasis kandidatas surenka aukštus balus visur. Tada - pilotas, matavimas ir plėtra; visą metodiką rasite automatizavimo gide, o jei esate MVĮ - pasidomėkite ir ES parama DI diegimui. Nenorite rinktis aklai? Aptarkime jūsų procesus - pagal jūsų atsakymus pasakysime, kuris procesas jūsų įmonėje atsipirktų greičiausiai ir kiek maždaug kainuotų jo automatizavimas.
Dažniausi klausimai
Trumpai apie tai, ko klausia dažniausiai.
Nuo kurio proceso pradėti automatizaciją?
Nuo to, kuris kartojasi dažniausiai, turi aiškias taisykles ir atima daugiausia valandų. Daugumoje įmonių tai atsakymai klientams arba dokumentų suvedinėjimas - bet tiksliausiai parodo procesų auditas.
Kiek valandų realiai sutaupo automatizacija?
Priklauso nuo proceso. Pavyzdžiui, jei sąskaitų suvedinėjimas atima 10 val./sav., automatizavus žmogui lieka išimčių ir patikros darbas.
Ar būtina automatizuoti visus penkis procesus?
Ne - ir nereikėtų. Sveika strategija: vienas pilotas, matuojamas rezultatas, tada plėtra. Dauguma įmonių pradeda nuo vieno proceso ir per metus automatizuoja 2-3.
Kaip suprasti, ar mūsų procesas tinkamas automatizuoti?
Trys požymiai: procesas kartojasi (kasdien / su kiekvienu užsakymu), jį galima aprašyti instrukcija ir jis atima bent kelias valandas per savaitę. Jei tinka visi trys - procesas beveik garantuotai automatizuojamas.
Skaitykite toliau
Kiti straipsniai panašiomis temomis.
Verslo procesų automatizavimas su DI: gidas
Kaip pradėti verslo procesų automatizavimą su AI: procesų auditas, atsipirkimo skaičiavimas, diegimo etapai, rizikos ir praktinis planas.
Kiek kainuoja DI automatizavimas
Kas lemia AI automatizavimo kainą: procesų apimtis, integracijos, duomenų kokybė ir priežiūra. Kaip pasiruošti pokalbiui ir pradėti nuo mažo piloto.
AI mokymai darbuotojams: nuo vienos užduoties iki komandos praktikos
Kaip paruošti mažą DI mokymosi bandymą komandai: darbo užduotis, duomenų ribos, vienoda rezultato patikra ir sprendimas dėl tęsinio.
Rutininiai darbai, kuriuos AI atlieka be programavimo: Excel, laiškai, ataskaitos
Excel automatizavimas su AI be programavimo: formulės iš žodžių, duomenų valymas, laiškų ruošiniai, ataskaitos - 7 receptai su patikra ir laiko skaičiais.
CRM integracija su AI: ką galima automatizuoti?
Kaip AI integracija su CRM automatizuoja kontaktų suvedimą, užklausų kvalifikavimą, priminimus ir ataskaitas. Kas veikia su populiariais CRM ir nuo ko pradėti.
Kursas pagal šią temą
Išbandykite patys, žingsnis po žingsnio
DI darbe: nuo pirmos užklausos iki pirmo agento
Mokykitės nuosekliai: darbo užklausos, saugumas, rutinos receptai ir pirmasis asistentas.
- Praktinės užduotys ir šablonai
- Rezultato patikra prieš jį naudojant
