Koppla webbutiken till bokföringen: vad behöver ni?

En beställning finns i webbutiken, betalningsuppgifterna på en annan plats och bokföringsunderlaget i ett tredje system. När ni kopierar information mellan dem behöver någon hålla reda på vad som redan har förts över och vad som har ändrats. Det kan bli svårt att följa en order när en retur eller korrigering tillkommer.

Att koppla webbutik till bokföring börjar därför med att kartlägga informationsvägen. För en webbutik i Malmö eller övriga Skåne kan en integration vara ett sätt att överföra överenskomna uppgifter och synliggöra avvikelser. Här går vi igenom vad ni behöver bestämma innan ni väljer en koppling och hur ni testar den tillsammans med ansvarig personal.

Kartlägg vägen från beställning till bokföringsunderlag

Följ en vanlig beställning från att kunden lägger den tills ansvarig person har ett färdigt underlag. Skriv ned systemen, de manuella stegen och hur ni kontrollerar att arbetet är klart. Beskriv även var betalningsinformation och eventuella avgifter kommer in i er process.

Skilj på de händelser som personalen annars lätt blandar ihop. En skapad order, en registrerad betalning och en levererad vara är olika besked i ert arbetsflöde. Bestäm tillsammans med den som ansvarar för bokföringen vilken händelse som ska utlösa respektive åtgärd. Låt inte integrationsverktygets standardinställning ensam avgöra det.

Tänk er en webbutik i Skåne där personalen först flyttar orderuppgifter till en lista och senare kompletterar med betalningen. Undersök varför listan behövs. Är den ett kontrollsteg, ett underlag till bokföringen eller en arbetskö för packning? Samma lösning behöver inte vara rätt för alla dessa uppgifter.

Markera vilket system som är källa för varje uppgift. Om en kundadress ändras efter beställningen behöver ni veta var rättelsen ska göras och om den ska föras vidare. En tydlig källa hjälper personalen att undvika rättningar på flera platser som sedan skriver över varandra.

Bestäm vilka uppgifter som ska överföras

Gör en fältlista tillsammans med bokföringsansvarig. Utgå från det underlag ni behöver och beskriv hur orderreferens, datum, belopp, frakt, rabatter och betalningsreferenser ska hanteras. Kontrollera även hur produktuppgifter och eventuella olika valutor förekommer i just er butik. Beskriv skillnaderna innan ni bestämmer kopplingen.

För varje fält behöver ni ange källa, mottagare och vad som händer om uppgiften saknas. Ska ordern vänta på komplettering eller kan ett utkast skapas för granskning? En tom uppgift bör inte fyllas med ett antagande bara för att överföringen ska gå igenom. Personalen behöver se vad som kräver kontroll.

Använd exempelunderlag för att visa hur resultatet ska se ut. Ta med ett vanligt köp och en beställning med rabatt eller ändring. Be ansvarig person bedöma att fälten har rätt betydelse i mottagarsystemet. Liknande fältnamn innebär inte alltid att systemen använder informationen på samma sätt.

Begränsa även vilka kunduppgifter som följer med. IMY:s grundläggande GDPR-principer innebär bland annat att personuppgifter ska vara relevanta och begränsade till ändamålet. Bestäm därför vilka uppgifter mottagaren behöver i stället för att överföra hela kundprofilen av vana.

Kontrollera vad era system kan anslutas till

Undersök om det finns en färdig anslutning för de system ni använder. Läs vad den omfattar: vilka händelser den hanterar, vilka uppgifter den för över och hur den visar fel. Kontrollera med leverantören om funktionerna finns i era aktuella abonnemang och vilka behörigheter som krävs.

Om en särskild integration behövs bör ni gå igenom systemens dokumenterade gränssnitt med den som ska bygga den. Be om en beskrivning av det planerade flödet på vanlig svenska. Ni ska kunna förstå när information hämtas, vart den skickas och vem som får veta att något har stoppats.

Välj behörigheter utifrån den uppgift kopplingen ska utföra. En integration som läser orderuppgifter behöver inte automatiskt få ändra hela butiken. Kontrollera även hur anslutningen kan stängas av och vad som händer när ett konto eller en behörighet ändras. Dokumentera vem som förvaltar anslutningen.

Jämför en färdig koppling med en anpassad lösning utifrån hela arbetsflödet. Ta med installation, löpande kontroll, förändringar och hantering av undantag i bedömningen. Ett verktyg som för över grunduppgifter kan ändå kräva mycket manuellt arbete om era vanliga returer faller utanför dess stöd.

Hantera returer, dubbletter och avbrott

Beskriv en retur som en egen process. Vad händer när en kund returnerar en del av beställningen? Vem kontrollerar underlaget och hur kopplas ändringen till ursprungsordern? Ange vilka åtgärder som kan ske automatiskt och vilka som behöver godkännande. Prova också en korrigering som kommer efter att den första överföringen är klar.

Ta höjd för att samma systemhändelse kan komma igen. Shopify beskriver exempelvis att en leverans av en händelse kan upprepas efter ett nätverksavbrott eller ett nytt försök i sin dokumentation om verifiering av leveranser. Det är ett konkret skäl att testa att en upprepad händelse inte skapar en ny registrering i ert planerade flöde.

Bestäm hur ni följer upp misslyckade överföringar. En felkö bör visa vilket ärende som berörs, vad som stoppade det och vem som ska agera. Personalen behöver kunna skilja ett väntande ärende från ett färdigt. Ett tyst avbrott blir annars svårt att upptäcka innan ni börjar stämma av uppgifterna.

Planera även hur arbetet återupptas efter ett avbrott. Kontrollera vilka poster som redan har kommit fram innan ni kör om något. Om ni tillfälligt arbetar manuellt behöver ni dokumentera det så att samma underlag inte också förs över automatiskt senare. Återstarten ska vara lika genomtänkt som det vanliga flödet.

Testa kopplingen och fördela ansvaret

Använd syntetiska orderuppgifter i en testmiljö där det är möjligt. Prova vanliga beställningar, saknade fält, rabatter, returer och upprepade händelser. Låt bokföringsansvarig granska mottaget underlag och låt butikspersonalen kontrollera att orderhanteringen fortfarande är begriplig. Testa även hur felmeddelanden når rätt person.

Bestäm före start vem som godkänner lösningen, vem som granskar avvikelser och vem som ansvarar för tekniskt underhåll. Det behöver också finnas ett arbetssätt när ordinarie ansvarig är borta. Samla instruktionerna där personalen hittar dem och beskriv hur flödet kan pausas utan att ni tappar överblicken.

Följ upp de manuella momenten efter försöket. Vilka uppgifter behöver fortfarande rättas? Var blir personalen osäker? Justera flödet utifrån dessa observationer innan ni ansluter fler delar. Läs även om att välja första automatiseringen och automatiserad fakturahantering.

Hos Coding Mantis kan vi gå igenom era system och de steg där ni kopierar information. Ta med en beskrivning av en order och ett undantag utan verkliga kunduppgifter. Boka ett möte i Malmö för att diskutera en möjlig integration.