Automatisera fakturahantering i ert småföretag

En leverantörsfaktura kommer till inkorgen, en annan vidarebefordras från en medarbetare och någon väntar på besked om vem som ska kontrollera underlaget. När dokumenten flyttas mellan mejl och mappar blir det svårt att se vad som är mottaget, granskat och klart för nästa steg.

Att automatisera fakturahantering kan börja med att göra den vägen tydlig. För ett kafé, en restaurang eller ett tjänsteföretag i Malmö och Skåne behöver första försöket inte omfatta hela ekonomiarbetet. Ett avgränsat flöde kan samla leverantörsfakturor, föreslå uppgifter och visa vem som ska granska dem. Här går vi igenom hur ni behåller kontrollen över dokument och beslut.

Samla fakturorna i ett tydligt flöde

Kartlägg hur fakturorna kommer in i dag. Lista inkorgar, system och andra vägar som personalen använder. Beskriv sedan hur varje dokument når den som ansvarar för granskning och bokföring. Fråga medarbetarna var de brukar leta efter underlag och vilka besked de ofta behöver påminna varandra om.

Välj en gemensam ingång eller en tydlig rutin för att samla dokument från flera ingångar. På en restaurang kan en medarbetare behöva kontrollera att leveransen stämmer, medan någon annan ansvarar för ekonomiarbetet. Flödet bör visa båda uppgifterna och vem som väntar på vem, så att ett mottaget dokument inte uppfattas som färdiggranskat.

Bestäm vilka statusar ni behöver i vardagen. Exempel kan vara mottagen, väntar på komplettering, väntar på godkännande och överförd. Beskriv vad varje status betyder och vem som får ändra den. Undvik att personalen måste läsa en lång mejltråd för att avgöra om arbetet är klart.

Skilj också på dokumentformaten. Med e-faktura menas här en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt. En PDF via mejl räknas inte som e-faktura, även om den skickas elektroniskt. Upphandlingsmyndigheten, frågor och svar: Är PDF en e-faktura? förklarar skillnaden på sin sida om e-fakturor från statliga myndigheter. Kontrollera vilka format era leverantörer skickar och ert system kan ta emot innan ni väljer mottagningsflöde.

Skilj mellan avläsning och godkännande

Om ni överväger AI för att läsa dokument bör ni först bestämma vilka uppgifter som ska hämtas och hur resultatet ska granskas. Det kan handla om förslag på leverantör, fakturareferens och belopp. Be om en demonstration med syntetiska dokument som motsvarar variationerna i ert material, även sådana där informationen är otydlig.

Visa originaldokumentet bredvid de föreslagna uppgifterna när personalen granskar dem. Medarbetaren behöver kunna se var en uppgift kommer ifrån och rätta den utan att börja om. Om en uppgift saknas bör flödet markera behovet av kontroll och stanna vid den gräns ni har bestämt.

Godkännande handlar också om verksamheten bakom dokumentet. Har varan eller tjänsten beställts? Känner ansvarig person igen leveransen? Behöver något reklameras? Bestäm vem som gör dessa kontroller. Att uppgifter har lästs in säger inte att fakturan är riktig eller att den ska gå vidare till betalning.

För ett tjänsteföretag i Skåne kan en faktura behöva kopplas till ett visst uppdrag. Om uppdragsreferensen saknas kan ansvarig medarbetare komplettera efter kontroll. Låt inte systemet välja det mest sannolika uppdraget utan att någon bedömer förslaget. En synlig fråga är bättre än en dold gissning i underlaget.

Kontrollera uppgifter och fånga dubbletter

Beskriv vilka kontroller som ska ske innan dokumentet går vidare. Gå igenom leverantör, referenser, datum och belopp med den som ansvarar för ekonomiarbetet. Bestäm vilka avvikelser som stoppar flödet och vilka som bara ska uppmärksammas. Dokumentera reglerna så att de kan förstås och ändras av ansvarig personal.

Ta med risken att samma faktura kommer via flera vägar. Ett dokument kan exempelvis skickas både till den gemensamma inkorgen och till den som gjorde beställningen. Utforma kontrollen så att misstänkta dubbletter blir synliga för granskning. Personalen behöver kunna avgöra om det är samma faktura eller ett annat underlag.

Bestäm hur ni hanterar en kreditfaktura, en rättelse och ett dokument med saknad bilaga. De ska kunna kopplas till rätt ärende och förklaras för nästa person i processen. Undvik att radera ett avvikande dokument ur arbetskön utan att någon kan se varför det lämnades åt sidan.

Ändrade betalningsuppgifter behöver en särskild kontrollrutin. Beskriv hur personalen verifierar en ändring genom en kontaktväg som ni redan känner till. Låt inte en uppgift i ett inkommande dokument automatiskt uppdatera leverantörens betalningsinformation. Håll detta beslut åtskilt från själva registreringen av fakturan.

Koppla flödet till bokföringen

Bestäm vilket underlag bokföringssystemet ska få och vid vilken tidpunkt. Ska ett granskningsutkast skapas eller ska överföringen vänta tills ansvarig person har godkänt dokumentet? Gå igenom detta med bokföringsansvarig innan ni beställer kopplingen. Kontrollera även hur bilagor och referenser följer med och kan hittas efteråt.

Undersök systemets dokumenterade anslutningar och låt leverantören bekräfta vad som stöds i er miljö. Be om en tydlig beskrivning av hur ni ser att en överföring lyckades. Ett klick på en knapp bör inte vara det enda besked personalen har om att underlaget kom fram.

Planera felhanteringen mellan systemen. Om mottagaren är otillgänglig behöver dokumentet ha en synlig status och en ansvarig person. Vid ett nytt försök ska ni kunna kontrollera att samma underlag inte registreras igen. Beskriv även hur ni arbetar manuellt under ett avbrott och hur ni stämmer av efter återstart.

Fakturor kan innehålla personuppgifter. Enligt IMY:s grundläggande GDPR-principer ska personuppgifter skyddas och begränsas till ändamålet. Gå därför igenom vilka personer och system som behöver åtkomst. Bestäm rutiner för arbetskopior tillsammans med ansvarig för bokföringen.

Testa undantagen tillsammans med ansvarig personal

Låt dem som tar emot, granskar och för över fakturorna delta i försöket. Använd syntetiska dokument och prova både vanliga flöden och undantag. Ta med saknade referenser, otydliga uppgifter, dubbletter och ett avbrott i överföringen. Be personalen visa hur de hittar ärendet och förstår nästa steg.

Bestäm vad som måste fungera före start. Dokumentet ska nå rätt person, avvikelser ska synas och det ska gå att följa vad som har granskats. Prova även frånvaro: vem tar hand om en faktura om ordinarie ansvarig inte arbetar? En reservrutin behöver vara lika tydlig som huvudflödet.

Följ upp arbetet med kompletteringar och rättningar. Om granskningen blir svårare behöver ni ändra flödet innan ni utökar det. Läs om automatisering för småföretag för att välja en första uppgift och om kopplingen mellan webbutik och bokföring om ni även hanterar orderdata.

Hos Coding Mantis kan vi diskutera mottagning, granskning och integrationer utifrån er nuvarande rutin. Ta med en beskrivning av dokumentets väg utan verkliga leverantörs- eller kunduppgifter. Boka ett möte i Malmö.