Coding MantisTekstai ir laiškai
Laiškas, kurio nesinori rašyti
Kai laiškas atidėliojamas, nes nemalonu rašyti: atsisakymas, priminimas, nepatogi žinia.
Aprašykite laiško situaciją, gavėją ir tikslą. Paprašykite trumpo, dalykiško ir mandagaus laiško. Patikrinkite, ar juodraštyje yra jūsų prašymas ir visi svarbūs faktai.
Padėk parašyti laišką patalpų nuomotojui. Turiu nedidelę kepyklą. Trečiadienį atvyks krosnies meistras, todėl reikės patekti į bendrą elektros skydinę nuo 9 iki 11 valandos. Raktą turi nuomotojas. Paprašyk atrakinti arba perduoti raktą iš vakaro. Parašyk trumpai, dalykiškai ir mandagiai. Nesiūlyk keisti vizito laiko, nes jis jau sutartas.
Įrašykite savo situaciją
Sveiki, trečiadienį į kepyklą atvyks krosnies meistras. Darbams reikės patekti į bendrą elektros skydinę nuo 9 iki 11 valandos. Ar galėtumėte tuo metu ją atrakinti arba perduoti raktą iš vakaro? Meistro vizito laikas jau sutartas. Parašykite, kuris būdas jums patogesnis, kad galėčiau pasiruošti. Ačiū už pagalbą.
Tekstai ir laiškai
Atsakymas į ilgą laišką
Kai gautame laiške daug klausimų ir lengva kurį nors praleisti.
Įklijuokite gautą laišką be vardų ir kontaktų, įrašykite savo atsakymus į jo klausimus. Patikrinkite, ar DI paminėjo visus klausimus ir į juos atsakė juodraštyje.
Gavau tiekėjo laišką: Ar priimsite miltų siuntą ketvirtadienį? Kuriuo laiku dirba sandėlis? Ar reikės iškrovimo vežimėlio? Ar sąskaitą siųsti kartu su siunta? Išskirk visus klausimus ir parašyk trumpą atsakymą. Mano atsakymai: ketvirtadienis tinka, sandėlis dirba nuo 8 iki 15 valandos, vežimėlį turime, sąskaitą prašau įdėti prie siuntos. Nieko daugiau nežadėk.
Įrašykite savo situaciją
Laiške yra keturi klausimai: dėl pristatymo dienos, sandėlio darbo laiko, vežimėlio ir sąskaitos. Atsakymo juodraštis: Sveiki, ketvirtadienį miltų siuntą priimsime. Mūsų sandėlis dirba nuo 8 iki 15 valandos, todėl prašome atvykti šiuo laiku. Iškrovimo vežimėlį turime. Sąskaitą prašau įdėti kartu su siunta. Ačiū, lauksime pristatymo.
Tekstai ir laiškai
Savo teksto tobulinimas
Kai jūsų tekstas per ilgas, o laiko jį trumpinti nėra.
Įklijuokite savo ilgą žinutę ir paprašykite ją sutrumpinti. Palyginkite pradinį tekstą su trumpesne žinute ir pašalinimų paaiškinimu. Patikrinkite, ar liko visi faktai ir jūsų tonas.
Sutrumpink mano žinutę kolegoms maždaug trečdaliu. Išlaikyk draugišką toną ir visus faktus. Tekstas: Noriu visiems priminti, kad šį penktadienį mūsų parduotuvėje bus atliekama inventorizacija. Dėl šios priežasties prašau kiekvieno iki ketvirtadienio 16 valandos sutvarkyti savo lentynas ir pažymėti pažeistas pakuotes. Penktadienį darbą pradėsime 8 valandą. Trumpai paaiškink, ką pašalinai, tačiau nepridėk naujų nurodymų.
Įrašykite savo situaciją
Trumpesnė žinutė: Primenu, kad penktadienį parduotuvėje vyks inventorizacija. Iki ketvirtadienio 16 valandos sutvarkykite savo lentynas ir pažymėkite pažeistas pakuotes. Penktadienį darbą pradėsime 8 valandą. Ačiū už pasiruošimą. Pašalinau ilgą įžangą ir pasikartojantį paaiškinimą, kodėl reikia pasiruošti. Inventorizacijos diena, pasiruošimo terminas ir darbo pradžios laikas liko tie patys.
Tekstai ir laiškai
Vertimas su kontekstu
Kai reikia vertimo, kuris skamba kaip jūsų srities dokumentas, o ne kaip žodynas.
Įklijuokite užklausą, kurią norite išversti, ir nurodykite savo sritį bei toną. Pavyzdyje DI pirmiausia tikslina dviprasmį žodį. Atsakykite į patikslinimo klausimą prieš prašydami vertimo.
Išversk mano užklausą į anglų kalbą. Rašau įrangos tiekėjui dėl savo siuvyklos lyginimo preso, todėl tonas turi būti dalykiškas. Tekstas: Norėčiau sužinoti, ar turite atsarginę tarpinę mūsų lyginimo presui. Modelio numerį atsiųsiu atskirai. Prašau nurodyti pristatymo į Lietuvą terminą ir kainą. Jei tarpinės pavadinimas neaiškus, pirmiausia paklausk, kokia tai detalė.
Įrašykite savo situaciją
Prieš versdamas turiu vieną klausimą: kokią detalę vadinate tarpine? Ar tai sandarinimo tarpinė, ar tarp dviejų preso dalių dedama medžiaga? Angliškas pavadinimas priklauso nuo detalės paskirties. Galite trumpai aprašyti, kur ji yra ir ką daro. Tada išversiu užklausą dalykiškai, išlaikydamas prašymą dėl pristatymo į Lietuvą termino bei kainos.
Dokumentai ir susirinkimai
Santrauka pagal vaidmenį
Kai ilgą dokumentą reikia suprasti per kelias minutes ir būtent jūsų darbo požiūriu.
Aprašykite savo darbą ir įklijuokite pranešimą. Paprašykite santraukos, veiksmų jums, terminų, rizikos ir klausimo siuntėjui. Patikrinkite, ar nežinomi terminai liko nenurodyti.
Valdau mažą parduotuvę. Padaryk šio tiekėjo pranešimo santrauką ir išskirk, ką turiu padaryti pats. Pranešimas: Nuo lapkričio 1 dienos užsakymai priimami iki 12 valandos. Vėliau pateikti užsakymai perkeliami į kitą darbo dieną. Penktadieniais pristatymų nebus. Gruodžio grafiką atsiųsime vėliau. Paminėk terminus, riziką mano darbui ir vieną klausimą tiekėjui. Nežinomų datų nesugalvok.
Įrašykite savo situaciją
Nuo lapkričio 1 dienos užsakymus turite pateikti iki 12 valandos. Pavėluoti užsakymai bus perkelti į kitą darbo dieną. Penktadieniais prekių negausite. Parduotuvei verta peržiūrėti ketvirtadienio atsargas ir nusistatyti ankstesnį užsakymo priminimą. Rizika: pavėlavus gali pritrūkti prekių. Gruodžio pristatymo datos dokumente nenurodytos. Klausimas tiekėjui: kada atsiųsite gruodžio grafiką?
Dokumentai ir susirinkimai
Susirinkimo užrašai → veiksmai
Kai po susirinkimo liko padriki užrašai, o reikia aiškaus veiksmų sąrašo.
Įklijuokite susitikimo užrašus. Patikrinkite sprendimą, veiksmus ir atvirą klausimą. Peržiūrėkite dalį „Darbas be atsakingo žmogaus“ ir patikrinkite, ar DI nesugalvojo atsakingo žmogaus arba termino.
Sutvarkyk mūsų dirbtuvės susitikimo užrašus į sprendimus, veiksmus, atvirus klausimus ir darbus be atsakingo žmogaus. Užrašai: Nutarėme šeštadienį nedirbti. Aš iki trečiadienio atnaujinsiu darbo laiką ant durų. Kolega iki ketvirtadienio patikrins įrankių atsargas. Reikia užsakyti naujų pirštinių, bet nesutarėme, kas tai padarys. Dar neaišku, kur laikysime naują lentyną. Naudok tik šiuos faktus.
Įrašykite savo situaciją
Sprendimas: šeštadienį dirbtuvė nedirbs. Veiksmai: jūs iki trečiadienio atnaujinate darbo laiką ant durų; kolega iki ketvirtadienio patikrina įrankių atsargas. Atviras klausimas: kur laikyti naują lentyną? Darbas be atsakingo žmogaus: užsakyti naujų pirštinių. Šiam darbui taip pat nesutartas terminas. Kitame susitikime verta sutarti, kas užsakys pirštines ir iki kada.
Dokumentai ir susirinkimai
„Paaiškink paprastai“
Kai sutartis ar techninis tekstas parašytas kalba, kurios nevartojate kasdien.
Įklijuokite neaiškų sutarties sakinį ir aprašykite savo darbą. Patikrinkite paprastą paaiškinimą ir užsirašykite tris pasiūlytus klausimus. Prieš pasirašydami pasitikrinkite visą sutartį.
Turiu mažą gėlių parduotuvę ir skaitau patalpų nuomos sutartį. Paaiškink paprastai šį sakinį: Nuomininkas savo lėšomis atlieka einamąjį patalpų remontą, o kapitalinio remonto darbai derinami atskiru šalių susitarimu. Ką tai gali reikšti mano kasdieniam darbui? Pateik tris klausimus nuomotojui prieš pasirašant. Neteik galutinės teisinės išvados ir neišgalvok sutartyje nenurodytų išlaidų.
Įrašykite savo situaciją
Sakinys rodo, kad dalį kasdienio remonto išlaidų turėtumėte padengti patys. Didesni remonto darbai turėtų būti aptarti atskirai. Tačiau vien iš šio sakinio neaišku, kurie darbai priklauso kiekvienai grupei. Paklauskite nuomotojo: kokie konkretūs darbai laikomi einamuoju remontu? Kas moka sugedus šildymui? Kaip raštu sutarsime dėl didesnio remonto? Prieš pasirašydami pasitikrinkite visą sutartį.
Analizė ir sprendimai
Excel formulė
Kai žinote, ką norite suskaičiuoti lentelėje, bet nežinote formulės.
Aprašykite lentelės stulpelius, duomenų eilutes ir išlaidų rūšį, kurios sumą norite gauti. Paprašykite formulės ir paaiškinimo. Patikrinkite ją su 20 ir 30 eurų sumomis: turi būti 50 eurų.
Savo parduotuvės Excel lentelėje A stulpelyje rašau datą, B stulpelyje išlaidų rūšį, C stulpelyje sumą eurais. Noriu sudėti tik eilutes, kuriose išlaidų rūšis yra transportas. Duomenys yra nuo 2 iki 100 eilutės. Pateik formulę ir paprastai paaiškink, ką ji daro. Pasiūlyk, kaip ją patikrinti su dviem sumomis: 20 ir 30 eurų.
Įrašykite savo situaciją
Į E1 langelį įrašykite transportas, o į kitą tuščią langelį formulę =SUMIF(B2:B100;E1;C2:C100). B2:B100 yra tikrinamos išlaidų rūšys, E1 yra ieškomas įrašas, o C2:C100 yra sudedamos sumos. Patikrai dviejose eilutėse įrašykite transportas ir sumas 20 bei 30. Rezultatas turi būti 50. Kitos rūšies eilutė sumos neturi pakeisti.
Analizė ir sprendimai
Pasiūlymas be klišių
Kai pasiūlymas ar ataskaitos įžanga skamba kaip visų kitų.
Aprašykite dabartinį darbą, jam skiriamą laiką ir siūlomą pakeitimą. Patikrinkite laiko naudos skaičiavimą ir pasiūlytą dviejų savaičių bandymą. Naudokite tik savo turimus skaičius.
Padėk parašyti pasiūlymą savo parduotuvės bendrasavininkui apie mano darbo organizavimą. Dabar atsargas tikrinu kasdien po 20 minučių, penkias dienas per savaitę. Siūlau pirmadienį ir ketvirtadienį skirti po 30 minučių, naudojant vieną sąrašą. Parašyk problemą, sprendimą, laiko naudą ir konkretų kitą žingsnį. Be skambių pažadų ir išgalvotų skaičių. Pasiūlyk dviejų savaičių bandymą.
Įrašykite savo situaciją
Dabar atsargų tikrinimui skiriu 100 minučių per savaitę. Siūlau naudoti vieną sąrašą ir tikrinti atsargas pirmadienį bei ketvirtadienį po 30 minučių. Taip planuojamas laikas sumažėtų iki 60 minučių, sutaupant 40 minučių per savaitę. Siūlau išbandyti tvarką dvi savaites ir užrašyti, ar nepritrūko prekių. Po bandymo kartu nuspręsime, ar ši tvarka tinka.
Analizė ir sprendimai
Alternatyvos
Kai sprendimas įstrigo, nes matote tik vieną ar du kelius.
Aprašykite darbą, kurį norite sutvarkyti. Paprašykite penkių būdų nuo pigiausio iki brangiausio, su privalumu ir rizika. Pasirinkite būdą bandymui su turima įranga, o kainas pasitikrinkite patys.
Turiu nedidelę kepyklą. Rytais per daug laiko skiriu užsakymų užrašymui iš kelių žinučių. Pateik penkis būdus, kaip galėčiau pats susitvarkyti šį darbą, nuo pigiausio iki brangiausio. Prie kiekvieno parašyk privalumą ir riziką. Tikslių programų kainų nežinau, todėl jų nesugalvok. Sprendimo už mane nepriimk. Pirmiausia norėčiau išbandyti būdą be naujos įrangos.
Įrašykite savo situaciją
Būdai nuo pigiausio iki brangiausio: popierinis sąrašas padeda surinkti užsakymus vienoje vietoje, bet jį lengva pamesti; lentelė padeda rūšiuoti, bet reikia suvesti žinutes; vienoda forma suvienodina duomenis, bet žmonėms reikės priprasti; bendra programa palengvina užsakymų paiešką, bet ją reikės išmokti; pritaikyta sistema atitinka jūsų darbo eigą, bet jos įdiegimas kainuos daugiau. Pirmus būdus galite išbandyti su turima įranga. Prieš rinkdamiesi pasitikrinkite kainą ir naudojimo sąlygas.
Asmeninis produktyvumas
Dienos planas
Kai darbų sąrašas ilgas ir neaišku, nuo ko pradėti.
Surašykite dienos darbus, darbo laiką ir terminus. Peržiūrėkite pasiūlytą darbų eilę ir atidėtiną darbą. Atsakykite į klausimą apie darbų trukmę, kad planą galėtumėte patikslinti.
Padėk suplanuoti mano darbo dieną gėlių parduotuvėje. Dirbu nuo 9 iki 17 valandos. Iki 11 valandos turiu priimti tiekėjo siuntą, iki 15 valandos perduoti dokumentus buhalterei. Dar reikia palaistyti augalus, sutvarkyti sandėlį ir išsirinkti naujų vazonų. Pasiūlyk darbų eilę, palik laiko įprastam darbui parduotuvėje. Parašyk, ką šiandien galėčiau atidėti, ir paklausk, jei trūksta duomenų.
Įrašykite savo situaciją
Pirmiausia pasiruoškite siuntai ir priimkite ją iki 11 valandos. Po to palaistykite augalus, o dokumentus buhalterei paruoškite taip, kad perduotumėte iki 15 valandos. Sandėlį tvarkykite tarp įprastų parduotuvės darbų, jei liks laiko. Naujų vazonų rinkimą galite atidėti, jei nėra užsakymo termino. Kiek laiko paprastai užtrunka siuntos priėmimas ir dokumentų paruošimas?
Asmeninis produktyvumas
Pasiruošimas pokalbiui
Kai laukia svarbus pokalbis ir norisi pasiruošti klausimams iš anksto.
Aprašykite pokalbio tikslą ir kitos pusės rūpestį. Peržiūrėkite penkis galimus klausimus ir atsakymų kryptis. Kai DI užduos klausimą kitos pusės vardu, parašykite savo atsakymą.
Ruošiuosi pokalbiui su dirbtuvės partneriu. Noriu pasiūlyti vieną popietę per savaitę skirti įrankių priežiūrai, nes dabar tai darau paskubomis po darbo. Partneris nerimauja, kad sumažės laikas užsakymams. Pateik penkis galimus klausimus ir trumpą mano atsakymo kryptį. Neišgalvok finansinių rezultatų. Tada užduok vieną partnerio klausimą ir palauk mano atsakymo, kad galėčiau pasipraktikuoti.
Įrašykite savo situaciją
Galimi klausimai: kodėl reikia atskiro laiko? Paaiškinkite dabartinį skubėjimą. Kodėl visa popietė? Pasiūlykite aptarti reikalingą trukmę. Kas priims užsakymus? Sutarkite darbo pasidalijimą. Kaip matuosime naudą? Užrašykite priežiūrai skirtą laiką ir gedimus. Ar galime pabandyti trumpam? Siūlykite bandomąjį laikotarpį. Dabar kalbu kaip partneris: kaip pasirūpinsime užsakymais tą popietę, kai prižiūrėsite įrankius?
Išsaugokime jūsų pažangą
Liko dar 11 paruoštų užduočių DI. Įrašykite el. paštą ir tęskite iškart. Laiške gausite nuorodą grįžti su išsaugota pažanga.
Ši nuoroda nebegalioja. Įrašykite el. paštą, atsiųsime naują.
Baigėte
0 iš 12 paruoštų užduočių DI išbandėte savo darbe. Pasirinkite tris dažniausias ir naudokite jas kasdien.
Kitas žingsnis
DI darbe: nuo pirmos užklausos iki pirmo agento
Keturi praktiniai PDF kursai: kaip saugiai naudoti DI savo darbe, automatizuoti pasikartojančius darbus ir pasidaryti pirmą agentą be kodo.
